In questo terzo ed ultimo articolo della serie, dopo aver parlato delle tecnologie necessarie ad un business online e di come dare ad esso delle regole, voglio guidarti attraverso quelle attività che devi fare ogni santo giorno. Il grigio lavoro quotidiano, insomma.

Perché ritengo utile affrontare questo discorso? Perché lavorare con metodo e organizzazione è fondamentale quando si svolge un’attività online. Ne ho viste di scrivanie disordinate e posso assicurarti una cosa: a meno che lì seduto non ci fosse un tizio impaccato di soldi, queste aziende non sono mai andate lontano.

Il compito degli strumenti è quello di far fronte a eventuali imprevisti senza alcuna difficoltà, gestire il flusso di lavoro in modo efficiente allocando le risorse in modo razionale e renderti più creativo e produttivo.

Quali sono, dunque, gli strumenti che ti permettono di fare ciò? Sicuramente molti, io ne seleziono pochi, ma di nodale importanza.

Uno spazio per le idee

Per prima cosa, ti serve uno spazio in cui memorizzare tutte le idee. In uno dei miei post recenti parlavo di come scrivere meglio e citavo le Aqua Notes, messe in commercio appositamente per prendere note sotto la doccia. L’esempio era un po’ estremo, ma non così assurdo: il concetto è che non devi lasciarti scappare le idee, perché potresti perdere proprio quella vincente. Procurati quindi qualcosa su cui annotare le idee e perché no, condividerle coi colleghi. Può essere uno spazio virtuale, o un taccuino, un’app come Evernote o Google Keep, ma l’importante è tenere traccia di tutto ciò che ti passa per la mente.

Puoi scriverci idee per i post sul blog aziendale, esperimenti di marketing, potenziali business partner da contattare, community da seguire, libri da leggere, idee per dare un valore aggiunto ai tuoi clienti o magari dei modi per migliorare la payment policy. Anche se scrivi tutto in modo disordinato, non importa, finché lo capisci. L’importante è non perdersi nulla.

Un task manager

Un progetto è costituito da più componenti e spesso è necessario il lavoro di più persone per completarlo. Se poi è molto grande bisogna suddividerlo in milestone, le quali, a loro volta richiederanno un certo numero di attività da completare prima di ritenerle superate.

Quando ti arrivano le specifiche di un progetto sulla scrivania, la prima cosa che dovresti fare non è strapparti i capelli, ma scomporre il progetto in task ed eventualmente sub-task.

Una volta fatto ciò, stabilisci le scadenze di ogni singola task e delegale, a seconda della loro natura, ai membri del team secondo le loro competenze.

Quale utilizzare? Difficile da dire. In azienda ne abbiamo cambiati tanti in pochi mesi: Google Calendar, Todoist, Flow, Asana, Trello, Quire e sicuramente me ne sfugge qualcuno. Personalmente, preferisco Flow.

Procedure e routine

Se vuoi che tutto venga svolto con precisione, ogni cosa deve essere schematizzata e nulla va lasciato al caso. Un business online può essere molto complesso da gestire a causa dei numerosi aspetti da tenere in considerazione.

Il segreto per non perdere il controllo sta nel creare procedure da seguire per ogni sorta di attività che tipicamente svolgi in modo regolare. Questo ti aiuterà a velocizzare tali attività e a non farti rallentare da cose che non apportano alcun guadagno al business.

Accanto alle procedure, dobbiamo citare le routine, ovvero il far sì che una determinata attività che svolgiamo quotidianamente diventi così semplice da farla senza nemmeno pensarci. Un’abitudine? Sì, esatto.

Se ad esempio hai difficoltà a ricordare di eseguire una determinata task ogni settimana, assegna ad essa un giorno in particolare e in quel determinato giorno esegui quella task. All’inizio ti sembrerà macchinoso, ma col tempo imparerai a seguire la routine senza pensarci.

In azienda, ad esempio, abbiamo deciso di controllare le email solo in determinati orari. All’inizio questa cosa sembrava sfuggirci, ma ora controlliamo le email alle 9:30, alle 12:00 e alle 15:00 senza nemmeno più pensarci.

Naturalmente, è chiaro che esistono delle eccezioni: possono capitare tanti imprevisti e sebbene anche questi dovrebbero essere previsti ed essere arginati con un piano B, non è sempre possibile: ad esempio possiamo prevedere un guasto elettrico in ufficio e avere un generatore, ma nessuno si sognerebbe mai di prevedere un terremoto e avere delle tende canadesi nel ripostiglio.

In questi casi segui le procedure nei limiti del possibile, ma non esitare a cambiarle in toto se le necessità oggettive lo richiedono.

I tuoi strumenti

Di quali strumenti dovrebbe dotarsi, secondo te, un business online? Pensi che impostare delle procedure da seguire sia un metodo giusto o troppo costrittivo? Quali strumenti usi per la tua impresa digitale? Esprimi la tua opinione nei commenti.